(English version below)
Verantwortliche Stelle im datenschutzrechtlichen Sinne und gemäß § 5 DDG ist:
Eurofurence e.V.
Am Kielshof 21a
51105 Köln
Deutschland
Vereinsregister: Nr. 19784 (Amtsgericht Köln)
Umsatzsteuer-ID: DE219481694 (Finanzamt Köln-Porz)
Telefon: +49 32 121 174 971*
Webseite: https://www.eurofurence.de
E-Mail: verein@eurofurence.de
Vorstand
Tegethoff, Sven, Krefeld
Buchmühlen, Nico, Essen
Volkhard, Mathias, Gelsenkirchen
Schumacher, Ingo, Köln
Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung anlässlich Ihres Besuchs auf unserer Homepage ist uns ein sehr ernstes Anliegen. Alle Angaben zu Ihrer Person, wie beispielsweise Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kontonummer, usw. sowie alle Informationen, welche auf Sie zurückgeführt werden können, werden als personenbezogene Daten bezeichnet. Dies beinhaltet auch die IP-Adresse, die durch Ihren Besuch auf jeder Website automatisch übermittelt wird. Dies ist technisch zwingend erforderlich.
Wir möchten, dass Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Wir haben technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von möglichen externen Dienstleistern beachtet werden. Dabei wird insbesondere auch die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) der Europäischen Union (EU) von uns berücksichtigt.
Automatisiert werden personenbezogene Daten auf dieser Webseite nur im technisch notwendigen Umfang erhoben. Nachfolgend finden Sie Informationen, welche Daten während Ihres Besuchs auf der Homepage erfasst und wie diese genutzt werden. Wenn Sie Ihre Rechte (siehe nachfolgend) geltend machen wollen, wenden Sie sich bitte an uns – die Kontaktdaten hierzu entnehmen Sie dem Anfang dieser Seite.
Bei grundsätzlichen Fragen oder Anliegen bezüglich des Datenschutzes wenden Sie sich bitte schriftlich an unseren Datenschutzbeauftragten (DSB):
Eric Kummer
c/o Eurofurence e.V.
Am Kielshof 21a
51105 Köln
E-Mail: datenschutz@eurofurence.de
Mit der DS-GVO sind wir verpflichtet, bei jeder Erhebung von personenbezogenen Daten, die direkt bei der betroffenen Person erfolgt, entsprechende Informationen bereitzustellen. Im Rahmen unserer Website erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen und möchten Sie deshalb entsprechend informieren. Diese Erhebung liegt vor, wenn wir beispielsweise
Dabei ist die grundsätzliche Vorgehensweise wie folgt: Soweit Sie uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben, verwenden wir diese nur zur Beantwortung Ihrer Anfragen und für die technische Administration. Eine Ausnahme bildet die anonymisierte IP-Adresse zur statistischen Auswertung. Die statistischen Auswertungen auf Basis der anonymisierten IP-Adresse ermöglichen uns beispielsweise
Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben, wenn dies zum Zwecke der Vertragsabwicklung – insbesondere Weitergabe von Bestelldaten an Lieferanten – erforderlich ist, dies zu Abrechnungszwecken erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, im Rahmen einer Auftragsverarbeitung durch Unter-Auftragnehmer oder Sie zuvor eingewilligt haben. Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit zu widerrufen.
Die Löschung der gespeicherten personenbezogenen Daten erfolgt
Sollten die Daten aus technischen Gründen nicht gelöscht werden können, werden wir sie anonymisieren, damit ein Personenbezug zukünftig nicht mehr hergestellt werden kann.
Es erfolgen alle Erhebungen bzw. Verarbeitungen dieser Website in unserer Verantwortung.
Wenn Sie unsere Website besuchen, werden Ihre IP-Adresse und weitere Informationen automatisch übermittelt. Wir protokollieren automatisch jeden Zugriff auf unsere Homepage sowie jeden möglichen Abruf einer auf der Homepage hinterlegten Datei.
Protokolliert werden
Die Speicherung dient internen systembezogenen Zwecken, im Wesentlichen zur Sicherheit der Verfügbarkeit unserer Website, u.a. im Einklang mit § 12 TDDDG (Störungen von Telekommunikationsanlagen und Missbrauch von Telekommunikationsdiensten). Es erfolgt keine Weitergabe dieser Informationen an sonstige Empfänger, mit Ausnahme von Anfragen durch Strafverfolgungsbehörden auf Basis bestehender Rechtsgrundlagen. Nach maximal sieben Tagen anonymisieren wir Ihre Nutzungsdaten gemäß § 12 TDDDG. Die protokollierten Webseiten-Aufrufe löschen wir grundsätzlich nach maximal 10 Wochen. Soweit wir die übermittelte IP-Adresse für weitere Zwecke nutzen wollen, wird dies nachfolgend näher erläutert.
Bei Kontaktaufnahme über unsere Webseite erheben wir mit einem Kontakt-Formular verschiedene personenbezogene Daten von Ihnen. Pflichtfelder, um eine sinnvolle Abwicklung mit den minimal notwendigen Daten zu ermöglichen, sind
Weitere Angaben in der Nachricht selbst, wie zum Beispiel Anrede, Adressdaten, Telefon sind freiwillig und gehen über das Notwendige hinaus. Mit diesen von Ihnen angegebenen Daten wird direkt – ohne Zwischenspeicherung – eine E-Mail an die eMail-Adresse der ausgewählten stelle erzeugt, die Sie durch das Absenden an uns übermitteln. Bitte beachten Sie, dass die Anfrage sowie die Rückantwort jeweils unverschlüsselt ist. Vertrauliche Informationen sollten Sie daher auf diesem Weg nicht angeben.
Wir nutzen diese Informationen ausschließlich zur Abwicklung Ihrer Anfrage. Soweit es zur Abwicklung erforderlich sein sollte, binden wir unter Berücksichtigung der geltenden rechtlichen Vorschriften (z. B. im Rahmen einer Auftragsverarbeitung), weitere Stellen zur Bearbeitung Ihres Anliegens ein. Falls Ihre Angaben zum Zweck oder im Rahmen einer Geschäftsbeziehung mit uns übermittelt wurden, speichern wir Ihre Kontaktdaten hierzu in unseren internen Systemen. Ihr eigentliches Anliegen kann ebenfalls in internen Systemen (z. B. Ticketsystem, E-Mail-System) gehalten werden, um den Prozess der internen Bearbeitung zu ermöglichen.
Da wir von einem geschäftlichen Verhältnis ausgehen, löschen bzw. anonymisieren wir diese Daten als Geschäftsbriefe i.S.d. § 147 Abs. 1 Nr. 2 AO 6 Jahre nach Schluss des Kalenderjahrs in dem die Anfrage erhalten wurde und soweit keine rechtlichen Aufbewahrungsfristen oder Löschfristen dem entgegenstehen. Mit der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an uns erklären Sie sich mit der Verarbeitung Ihrer Daten entsprechend der vorliegenden Datenschutzerklärung einverstanden. Soweit Ihre Angaben zur Erfüllung einer Geschäftsbeziehung („Vertrag“) erforderlich sind, ist dies die rechtliche Grundlage der Verarbeitung.
Unser Angebot enthält Links zu externen Webseiten Dritter, auf deren Inhalte wir keinen Einfluss haben. Deshalb können wir für diese fremden Inhalte auch keine Gewähr übernehmen. Für die Inhalte der verlinkten Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich. Die verlinkten Seiten wurden zum Zeitpunkt der Verlinkung auf mögliche Rechtsverstöße überprüft. Rechtswidrige Inhalte waren zum Zeitpunkt der Verlinkung nicht erkennbar.
Eine permanente inhaltliche Kontrolle der verlinkten Seiten ist jedoch ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung nicht zumutbar. Bei bekannt werden von Rechtsverletzungen werden wir derartige Links umgehend entfernen. Bitte beachten Sie die Datenschutzerklärungen der Dritten, auf deren Seite der Link erfolgt.
Sollten Sie einen Rechtsverstoß auf einer von uns verlinkten Seite entdecken, entspricht es unserem besonderen Interesse, diesen Link zu entfernen. Entsprechende Mitteilungen Ihrerseits nehmen wir daher dankend an.
Wenn Sie an einem Newsletter zu Informationszwecken über uns, unsere Veranstaltungen und Dienstleistungen sowie aktuelle Themen interessiert sind, benötigen wir von Ihnen Ihre E-Mail-Adresse. Bei Ihrer Anmeldung zum Newsletter können Sie auch weitere freiwillige Angaben (Anrede, Vorname, Name) machen. Dadurch besteht für Sie die Möglichkeit, Ihren Newsletter personalisiert zu erhalten. Nach Ihrer Anmeldung sendet Ihnen unser System eine E-Mail mit einem Aktivierungs-Link zu, der nur kurze Zeit gültig ist und mit dem Sie die Eintragung bestätigen können. Dieses Vorgehen nennt sich Double-Opt-In Verfahren.
Damit gewährleisten wir, dass Sie tatsächlich der Inhaber der angegebenen E-Mail-Adresse sind und Sie mit dem Empfang des Newsletters einverstanden sind. Erst ab diesem Zeitpunkt erhalten Sie den Newsletter. Bestätigen Sie den Aktivierungslink nicht, werden Ihre Daten automatisch nach Ablauf der Gültigkeit gelöscht.
Ihre Einwilligung zur Speicherung der E-Mail-Adresse und Ihrer angegebenen Daten in einer Datenbank sowie deren Nutzung zum Versand des Newsletters können Sie jederzeit widerrufen. Hierzu finden Sie im Newsletter einen entsprechenden Hinweis mit Link.
Ihre E-Mail-Adresse wird nur zur Abwicklung des Newsletter-Bezugs verwendet.
Damit sich Interessenten bei unseren Veranstaltungen anmelden können, werden folgende Felder abgefragt: Nickname, Vor-, Nachname, Adresse,
Geburtsdatum, E-Mail, gesprochene Sprachen (Pflichtfelder) sowie weitere freiwillige Angaben. Diese Daten werden in unserer Eventmanagement-Software gespeichert und verwaltet.
Die von Ihnen bei der Registrierung eingegebenen Daten werden von uns ausschließlich für vorvertragliche Leistungen, für die Vertragserfüllung oder zum Zwecke der Teilnehmerpflege (bspw. um Ihnen eine Übersicht über Ihre Bestellung bei uns zur Verfügung zu stellen) erhoben und gespeichert. Gleichzeitig speichern wir dann die IP-Adresse und das Datum Ihrer Registrierung nebst Uhrzeit.
Da die Registrierung vorvertraglichen Maßnahmen und der Vertragserfüllung dient, so ist Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Die insoweit erhobenen Daten werden gelöscht, sobald die Verarbeitung nicht mehr erforderlich ist. Hierbei müssen wir aber steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen beachten.
Die erhobenen Daten werden an die Organisatoren des Veranstaltung für folgende Zwecke weitergeleitet:
Die von Ihnen zur Anmeldung zur Teilnahme an dem jeweiligen Veranstaltung übermittelten Daten werden von uns zum Zwecke der Vertragsabwicklung verarbeitet und sind insoweit erforderlich. Vertragsschluss und Vertragsabwicklung sind ohne Bereitstellung Ihrer Daten nicht möglich.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und Weitergabe ist Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO. Wir löschen die Daten mit vollständiger Vertragsabwicklung, müssen dabei aber die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Im Rahmen der Vertragsabwicklung geben wir Ihre Daten an den Finanzdienstleister weiter, soweit die Weitergabe zu Buchungs- oder Bezahlzwecken erforderlich ist.
Wir bieten Ihnen an, in unserem Forum Beiträge zu veröffentlichen. Sofern Sie dieses Angebot in Anspruch nehmen, verarbeiten und veröffentlichen wir Ihren Beitrag, Datum und Uhrzeit der Einreichung sowie das von Ihnen ggf. genutzte Pseudonym. Rechtsgrundlage hierbei ist Art. 6 Abs. 1 lit. a) DS-GVO. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu müssen Sie uns lediglich über Ihren Widerruf in Kenntnis setzen oder ihr Forums-Profil löschen.
Sofern Sie Beiträge auf unseren Internetseiten veröffentlichen, bieten wir Ihnen zusätzlich an, etwaige Folgebeiträge Dritter zu abonnieren. Um Sie über diese Folgebeiträge per E-Mail zu informieren, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Hierzu müssen Sie lediglich den in der jeweiligen E-Mail enthaltenen Abmeldelink betätigen.
Wir bieten Ihnen an, für die Herstellung unseres Conbooks Short Stories, Bilder und sonstige Materialien einreichen zu können. Im Rahmen von diesen Einreichungen erheben und verarbeiten wir personenbezogene Daten.
Für die Kommunikation im Zusammenhang mit einer Einreichung erheben und speichern wir Daten gemäß des Abschnitts „Kontaktformular“.
Für den Versand eines Belegexemplars erheben und speichern wir darüber hinaus folgende Daten:
Diese Daten sind erforderlich, um ein Belegexemplar zusenden zu können. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO (Einwilligung). Erfolgt kein Einverständnis oder wird die Einwilligung widerrufen, kann kein Belegexemplar zugesendet werden.
Art. 12 – 23 DS-GVO regeln die Rechte der betroffenen Person, d.h. Ihre Rechte bezüglich des Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten. Diese sind uns gegenüber im Wesentlichen
Wir werden Sie im Einklang mit der DS-GVO und weiterer Rechtsvorschriften darin unterstützen, dass Sie Ihre Rechte geltend machen können. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es bei uns keine Prozesse zur automatisierten Entscheidungsfindung in Bezug auf personenbezogene Daten gibt.
Für Anfragen bezüglich der Ausübung Ihrer Rechte, wenden Sie sich bitte an die im oben angegebene Stelle. Bitte haben Sie Verständnis, dass wir auch im Interesse der Rechte anderer Personen nur personenbezogene Auskünfte erteilen können, wenn Sie sich angemessen ausweisen können. Auf schriftliche Anfrage werden wir Ihrem Anliegen gerne nachkommen. Sie erhalten von uns eine Antwort mit den entsprechenden Unterlagen oder eine Rückfrage nach weitergehender Identifizierung zru Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Sicherheitshinweis: Wir sind bemüht, Ihre personenbezogenen Daten durch Ergreifung aller technischen und organisatorischen Möglichkeiten so zu speichern, dass sie für Dritte nicht zugänglich sind. Im Falle einer Kommunikation über eine unverschlüsselte E-Mail kann die vollständige Datensicherheit von uns nicht gewährleistet werden, so dass wir Ihnen bei vertraulichen Informationen einen verschlüsselten Weg oder den Postweg empfehlen.
Gemäß § 25 TDDDG informieren wir hiermit über die Speicherung von Informationen auf Ihrem Endgerät (PC, Laptop, Tablet, Smartphone, u.a.) beim Besuch unseres Web-Auftritts. Hierbei wird lediglich die Information über die Einstellungen im Cookie-Consent (Cookie-Banner zur Anzeige und Auswahl von Cookies, Ihre Zustimmung bei einwilligungspflichtigen Cookies) im sogenannten Local Storage durch den von Ihnen verwendeten Browser auf Ihrer Festplatte gespeichert. Diese Funktion ist notwendig, um Ihre Auswahl zu speichern, ohne weitere Cookies setzen zu müssen. Die Speicherung erfolgt bis zur Löschung Ihres Browser-Caches und erfolgt aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Umsetzung zu den Vorgaben des Setzens von Cookies, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.
Unsere Internetseiten verwenden an mehreren Stellen so genannte Cookies. Dies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert. Sie können diverse unterschiedliche Funktionen haben. Cookies ermöglichen dem Nutzer eine komfortablere Internetnutzung. Durch das Setzen dieser erhält das Internet eine Art Gedächtnis - die Internetseite merkt sich so, dass ein Nutzer diese zuvor schon aufgerufen hat und macht bei einer verschlüsselten Seite eine erneute Anmeldung entbehrlich. Cookies ermöglichen es, ein komplexes Nutzungs- und Surfverhalten zu ermitteln. Sie können Informationen zum Nutzungsverhalten speichern und an den Verwender übermitteln. Dadurch ermöglicht der Einsatz von Cookies eine Profilbildung, die datenschutzrechtlich kritisch zu betrachten ist.
Cookies werden vornehmlich im Bereich Online-Marketing eingesetzt, zum Beispiel um personalisierte Werbung zu schalten. Unter dem Stichwort „Targeting“ werden jene Aktivitäten zusammengefasst, die das zielgruppenorientierte Einblenden von Werbung auf Webseiten ermöglichen sollen. Eine Weiterführung dieser Werbestrategie ist das sogenannte Retargeting, bei dem ein Anbieter/Werbetreibender den Kunden bei seinem Besuch auf der unternehmenseigenen Homepage mittels eines Tracking-Cookies markiert und bei seinem Streifzug durch das Internet nachverfolgt. Auf fremden Seiten kann dann regelmäßig die eigene Werbung als Banner geschaltet werden, um an die eigenen Veranstaltungen und Dienstleistungen zu erinnern.
Wir behalten uns vor, auf unserer Seite das sogenannte Targeting einzusetzen. Sie haben zwei Möglichkeiten dies zu unterbinden:
Sie unterbinden in Ihrem Browser das Speichern von Cookies. Das Vorgehen ist je nach Browser unterschiedlich. In diesem Fall gelten Ihre Einstellungen für jede Seite, die Sie besuchen. Sie teilen uns Ihren Wunsch mit, dass explizit unsere Internetseiten keine Cookies von Ihnen speichern dürfen. Diesem Wunsch kommen wir gerne nach. Nutzen Sie hierfür den Widerspruchsbanner für die Cookies.
Bei den meisten der von uns verwendeten Cookies handelt es sich um sogenannte „Session-Cookies“. Sie werden nach Ende Ihres Besuchs automatisch gelöscht. Bitte entnehmen Sie eventuelle besondere Ausführungen zu einem Cookie bei expliziten Stellen der Nutzung an anderer Stelle dieser Datenschutzerklärung oder aus Dialog/Banner-Meldungen (z. B. Cookie-Hinweis bei Einsatz von Google-Produkten durch Banner). Die von uns verwendeten Cookies auf dieser Website können Sie im Cookiebanner einsehen.
Rechtsgrundlage für den Einsatz der Cookies ist Ihre Einwilligung und unser berechtigtes Interesses an der Umsetzung zu den Vorgaben des Setzens von Cookies, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Basis hierfür sind die EU-Cookie-Richtlinie (Opt-in) und § 25 TDDDG (erforderliche Cookies).
Wir nehmen an verschiedenen Social Media Plattformen teil, um mit unseren dort angemeldeten Interessenten zu kommunizieren sowie über unsere Veranstaltungen und Dienstleistungen zu informieren. Die Nutzer der Plattform nutzen diese und deren Funktionen (z. B. Teilen, Kommentieren, Bewerten) in eigener Verantwortung.
Sie erteilen durch die Nutzung unserer Website Ihre Zustimmung zur Verwendung von Social Media Plugins, die als Rechtsgrundlage der Verarbeitung gilt.
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Ihre Daten von den betreffenden Sozialen Netzwerken außerhalb der EU verarbeitet werden können. Die Rechtsgrundlage der in eigener Verantwortung erfolgten Datenverarbeitung entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen des jeweiligen sozialen Netzwerks.
Es besteht die Möglichkeit, dass Ihre Daten für Werbe- und Marktforschungszwecke verwendet werden. Aus Ihrem Nutzerverhalten können z. B. Nutzerprofile erstellt werden. Auf Basis dieser Profile werden dann beispielsweise Werbeanzeigen in den sozialen Netzwerken wie auch auf Plattformen Dritter geschaltet. Hierfür werden in der Regel Cookies und andere Identifier auf Ihrem Rechner gespeichert.
Im Rahmen des Betriebs unserer Social Media Präsenzen können wir auf Informationen zur Nutzung unseres Profils zugreifen, wie beispielsweise Statistiken, die vom jeweiligen Sozialen Medium bereitgestellt werden. Diese aggregierten Statistiken beinhalten vor allem demografische Informationen und Daten zur Interaktion mit unserem entsprechenden Unternehmensprofil und unseren darüber verbreiteten Inhalten. Bitte entnehmen Sie Details zu den Daten der Social Media Plattform, auf die wir als Betreiber eines Unternehmensprofils zugreifen können, den Links des nachfolgend entsprechend aufgeführten Sozialen Netzwerks.
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse an einer effektiven Information der Nutzer und Kommunikation mit den Nutzern gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. F. DSGVO. Im Folgenden informieren wir Sie über die sozialen Netzwerke, auf denen wir ein Unternehmensprofil betreiben. Sie erhalten zudem Informationen zu den Datenverarbeitungen der jeweiligen Plattform sowie Ihren Widerspruchsmöglichkeiten (Opt-Out). Wir weisen darauf hin, dass Datenschutzanfragen am effizientesten bei dem jeweiligen Anbieter des sozialen Netzwerks geltend gemacht werden können, da nur diese Anbieter Zugriff auf die Daten haben und direkt entsprechende Maßnahmen ergreifen können.
Wiedergabe von Audio- und Videodateien; Diensteanbieter: YouTube LLC, 901 Cherry Ave. San Bruno, CA 94066, USA; Website: https://youtube.com/; Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy.
Verarbeitung von Informationen und Dokumenten; Diensteanbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Website: https://docs.google.com/; Datenschutzerklärung: https://policies.google.com/privacy.
Instant Messaging, Chat, Sprachkonferenzen und Videokonferenzen; Dienstanbieter: Telegram, Commerce House, Wickhams Cay 1, PO Box 3140, Road Town, Tortola, VG1110, Britische Jungferninseln; Website: https://telegram.org/; Datenschutzerklärung: https://telegram.org/privacy/de.
Discord Instant Messaging, Chat, Sprachkonferenzen und Videokonferenzen; Dienstanbieter: Discord, Inc., 444 De Haro St, Suite 200, San Francisco, California 94107, USA; Website: https://discordapp.com/; Datenschutzerklärung: https://discordapp.com/privacy.
Instant Messaging, Chat; https://meow.social/; Datenschutzerklärung: https://meow.social/privacy-policy.
Instant Messaging, Chat; Dienstanbieter: Bluesky, PBC; Website: https://bsky.social/; Datenschutzerklärung: https://bsky.social/about/support/privacy-policy.
erhalten Sie unter der oben angegebenen Kontaktadresse des DSB. Dies ist das zentrale E-Mail-Postfach der verantwortlichen Stelle für Datenschutzanfragen.
Februar 2026
* Sonderrufnummer, im Festnetz idR. zum Ortstarif erreichbar, Mobilfunkgebühren können deutlich nach oben abweichen.
The controller responsible within the meaning of data protection law and pursuant to § 5 DDG is:
Eurofurence e.V.
Am Kielshof 21a
51105 Köln
Germany
Register of Associations: No. 19784 (Cologne Local Court)
VAT ID: DE219481694 (Tax Office Cologne-Porz)
Telephone: +49 32 121 174 971*
Website: https://www.eurofurence.de
E-mail: verein@eurofurence.de
Board of Directors
Tegethoff, Sven, Krefeld
Buchmühlen, Nico, Essen
Volkhard, Mathias, Gelsenkirchen
Schumacher, Ingo, Köln
The protection of your personal data during collection, processing and use when visiting our website is a very serious concern for us. All information relating to you as a person, such as name, address, telephone number, e-mail address, bank account details, etc., as well as any information that can be traced back to you, is referred to as personal data. This also includes the IP address that is automatically transmitted when you visit any website. This is technically required.
We would like you to know when we collect which data and how we use it. We have taken technical and organisational measures to ensure that data protection regulations are observed both by us and by possible external service providers. In particular, we comply with the General Data Protection Regulation (DS-GVO) of the European Union (EU).
Personal data is collected automatically on this website only to the extent technically necessary. Below you will find information about which data is recorded during your visit to the website and how it is used. If you wish to assert your rights (see below), please contact us – the contact details can be found at the beginning of this page.
For general questions or concerns regarding data protection, please contact our Data Protection Officer (DPO) in writing:
Eric Kummer
c/o Eurofurence e.V.
Am Kielshof 21a
51105 Köln
Germany
E-mail: datenschutz@eurofurence.de
Under the DS-GVO, we are obliged to provide certain information whenever personal data is collected directly from the data subject. As part of our website, we collect personal data from you and would therefore like to inform you accordingly. This collection occurs, for example, when we
The general procedure is as follows: If you have provided us with personal data, we will use it only to respond to your enquiries and for technical administration. An exception is the anonymised IP address for statistical evaluation. Statistical evaluations based on anonymised IP addresses allow us, for example,
Your personal data will only be passed on to third parties if this is necessary for the purpose of contract processing – in particular the transfer of order data to suppliers – if this is required for billing purposes, if we are legally obliged to do so, in the context of commissioned processing by sub-processors, or if you have given your prior consent. You have the right to revoke any consent granted at any time with effect for the future.
Stored personal data will be deleted
If the data cannot be deleted for technical reasons, we will anonymise it so that personal reference can no longer be established.
All collection and processing on this website is carried out under our responsibility.
When you visit our website, your IP address and other information are transmitted automatically. We automatically log every access to our homepage as well as every possible retrieval of a file stored on the homepage.
The following are logged:
Storage serves internal system-related purposes, primarily to ensure the availability and security of our website, including in accordance with § 12 TDDDG (disruptions of telecommunications systems and misuse of telecommunications services). This information is not passed on to other recipients, except in response to requests from law enforcement authorities based on existing legal grounds. After a maximum of seven days, we anonymise your usage data in accordance with § 12 TDDDG. Logged website accesses are generally deleted after a maximum of 10 weeks. If we intend to use the transmitted IP address for further purposes, this will be explained below.
When contacting us via our website, we collect various personal data using a contact form. Mandatory fields required for meaningful processing with the minimum necessary data are
Further details within the message itself, such as salutation, address data, or telephone number, are voluntary and exceed what is strictly necessary. The data you provide generates an e-mail directly – without intermediate storage – to the selected address, which you transmit to us by submitting the form. Please note that both the enquiry and the reply are transmitted unencrypted. Confidential information should therefore not be sent via this method.
We use this information exclusively to process your enquiry. Where necessary, we involve additional parties in handling your request, taking into account applicable legal provisions (e.g. in the context of commissioned processing). If your details were transmitted for the purpose of or within the framework of a business relationship with us, we store your contact data in our internal systems. Your actual enquiry may also be stored in internal systems (e.g. ticket system, e-mail system) to enable internal processing.
As we assume a business relationship, we delete or anonymise this data as business correspondence within the meaning of § 147 para. 1 no. 2 AO six years after the end of the calendar year in which the enquiry was received, provided no statutory retention or deletion periods conflict. By submitting your personal data, you consent to processing in accordance with this privacy policy. If your details are required for the fulfilment of a business relationship (“contract”), this constitutes the legal basis for processing.
Our website contains links to external third-party websites over whose content we have no control. We therefore cannot accept any liability for such external content. The respective provider or operator is always responsible for the content of linked pages. The linked pages were checked for possible legal violations at the time of linking. No unlawful content was identifiable at the time of linking.
Permanent monitoring of the content of linked pages is not reasonable without concrete evidence of a violation. If we become aware of any infringements, we will remove such links immediately. Please observe the privacy policies of third parties whose websites are linked.
If you discover a legal violation on a page linked by us, it is in our particular interest to remove that link. We therefore appreciate corresponding notifications.
If you are interested in receiving a newsletter with information about us, our events and services as well as current topics, we require your e-mail address. When registering for the newsletter, you may also provide additional voluntary information (salutation, first name, surname). This allows you to receive a personalised newsletter. After registration, our system sends you an e-mail with an activation link, which is valid only for a short period and must be used to confirm the registration. This is known as the double opt-in procedure.
This ensures that you are the actual holder of the specified e-mail address and that you agree to receive the newsletter. Only after confirmation will you receive the newsletter. If you do not confirm the activation link, your data will be deleted automatically after expiry.
You may revoke your consent to the storage of your e-mail address and other data and their use for sending the newsletter at any time. Each newsletter contains a corresponding notice and link for this purpose.
Your e-mail address will only be used for processing the newsletter subscription.
In order for interested parties to register for our events, the following fields are requested: nickname, first name, surname, address,
date of birth, e-mail address, spoken languages (mandatory fields), as well as additional voluntary information. These data are stored and managed in our event management software.
The data entered during registration are collected and stored exclusively for pre-contractual measures, contract fulfilment, or participant management (e.g. to provide you with an overview of your order). We also store the IP address and the date and time of registration.
Since registration serves pre-contractual measures and contract fulfilment, the legal basis is Art. 6 para. 1 lit. b) DS-GVO. The data collected in this context are deleted once processing is no longer necessary. However, tax and commercial retention periods must be observed.
The collected data are forwarded to event organisers for the following purposes:
The data transmitted by you for registration are processed for contract handling and are required for this purpose. Contract conclusion and processing are not possible without provision of your data.
The legal basis for processing and transfer is Art. 6 para. 1 lit. b) DS-GVO. We delete the data after complete contract processing, subject to statutory retention obligations. Within the framework of contract processing, your data are forwarded to financial service providers where necessary for booking or payment purposes.
We offer you the opportunity to publish posts in our forum. If you use this service, we process and publish your contribution, the date and time of submission, and any pseudonym you may use. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. a) DS-GVO. You may revoke your consent at any time with effect for the future by notifying us or deleting your forum profile.
If you publish contributions, you may also subscribe to follow-up comments by third parties. To inform you of such comments by e-mail, we process your e-mail address. You may revoke your consent at any time with effect for the future by using the unsubscribe link contained in the respective e-mail.
We offer you the opportunity to submit short stories, images and other materials for the production of our Conbook. In the context of such submissions, we collect and process personal data.
For communication related to a submission, we collect and store data in accordance with the section “Contact Form”.
For sending a complimentary copy, we additionally collect and store:
These data are required to send the complimentary copy. The legal basis is Art. 6 para. 1 lit. a) DS-GVO (consent). If consent is not granted or is revoked, no complimentary copy can be sent.
Articles 12 – 23 DS-GVO regulate the rights of the data subject, i.e. your rights concerning the handling of your personal data. These include in particular:
We will support you in exercising your rights in accordance with the DS-GVO and other legal provisions. There are no automated decision-making processes concerning personal data within our organisation.
For enquiries regarding the exercise of your rights, please contact the office listed above. For the protection of the rights of others, we may provide personal information only if you adequately identify yourself. Upon written request, we will respond with the relevant documents or request further identification if necessary.
Security Notice: We strive to store your personal data by taking all technical and organisational measures so that it is not accessible to third parties. In the case of communication by unencrypted e-mail, complete data security cannot be guaranteed. For confidential information, we recommend using encrypted communication or postal mail.
Pursuant to § 25 TDDDG, we hereby inform you about the storage of information on your end device (PC, laptop, tablet, smartphone, etc.) when visiting our website. Only the information about your cookie consent settings (cookie banner selection and consent for cookies requiring consent) is stored in the so-called local storage by your browser. This function is necessary to save your selection without setting additional cookies. Storage continues until you delete your browser cache and is based on our legitimate interest pursuant to Art. 6 para. 1 lit. f DS-GVO.
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We maintain presences on various social media platforms to communicate with interested parties and provide information about our events and services. Users utilise these platforms and their functions at their own responsibility.
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User behaviour may be analysed for advertising and market research purposes. Profiles may be created and used to display targeted advertising.
When operating our social media profiles, we may access usage statistics provided by the respective platform. These aggregated statistics primarily include demographic information and interaction data.
The legal basis is our legitimate interest in effective communication pursuant to Art. 6 para. 1 lit. f DS-GVO.
Playback of audio and video files; service provider: YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA; Website: https://youtube.com/; Privacy Policy: https://policies.google.com/privacy.
Processing of information and documents; service provider: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland; Website: https://docs.google.com/; Privacy Policy: https://policies.google.com/privacy.
Instant messaging, chat, voice and video conferences; service provider: Telegram, Commerce House, Wickhams Cay 1, PO Box 3140, Road Town, Tortola, VG1110, British Virgin Islands; Website: https://telegram.org/; Privacy Policy: https://telegram.org/privacy/de.
Instant messaging, chat, voice and video conferences; service provider: Discord, Inc., 444 De Haro St, Suite 200, San Francisco, CA 94107, USA; Website: https://discordapp.com/; Privacy Policy: https://discordapp.com/privacy.
Instant messaging, chat; https://meow.social/; Privacy Policy: https://meow.social/privacy-policy.
Instant messaging, chat; service provider: Bluesky, PBC; Website: https://bsky.social/; Privacy Policy: https://bsky.social/about/support/privacy-policy.
Further information can be obtained via the contact address of the DPO provided above. This is the central e-mail inbox of the responsible body for data protection enquiries.
February 2026
* Special-rate number, usually charged at the local rate from German landlines; mobile charges may vary significantly.